Ricoprire ruoli apicali in azienda e gestire tutto il team, i processi di lavoro ed i clienti non è una passeggiata di salute, per questo è necessario farsi affiancare da un buon Project Manager. In questo modo, tutto diventa più sostenibile!
Ma quali sono le caratteristiche fondamentali di un Project Manager competente? Il PM deve manifestare pacatezza e gentilezza che siano proiettate sia verso i clienti che verso il team, contribuendo a creare un ambiente di lavoro positivo.
Il Project Manager necessita di un’abilità straordinaria nell’organizzare i colleghi e deve possedere una curiosità incessante. Questa curiosità non si limita solo a comprendere i processi aziendali, ma si estende anche alla previsione delle esigenze di ciascun reparto.
Trovare una persona che incarna le qualità essenziali è la chiave per il successo di qualsiasi progetto aziendale. Noi, al momento, andiamo piano ma lontano, a piccoli passi, ma solidi, e senza il mio Project Manager di fiducia, questo sorriso non potrei avercelo davvero.
1. Pacatezza e gentilezza
Il primo tratto distintivo di un Project Manager di eccellenza è la sua pacatezza e gentilezza, qualità che non si limitano a un mero atteggiamento ma diventano la chiave per un management davvero efficace. La pacatezza si manifesta nella sua capacità di mantenere calma e controllo anche nelle situazioni più complesse e stressanti. Questo non solo crea un ambiente di lavoro sereno, ma dimostra anche la sua resistenza sotto pressione, un elemento fondamentale per gestire progetti di successo.
La gentilezza, al di là di un semplice modo di essere, si traduce in un approccio collaborativo e empatico verso team e clienti. Essere gentili non significa solo rispettare gli altri, ma anche ascoltarli attentamente, comprendere le loro esigenze e affrontare le sfide con una mentalità costruttiva. Un Project Manager gentile crea un ambiente di lavoro inclusivo, dove ogni membro del team si sente valorizzato e motivato a dare il massimo.
Inoltre, la pacatezza e gentilezza del Project Manager si riflettono nei rapporti con i clienti. La capacità di comunicare in modo chiaro, ma con empatia, crea relazioni solide e durature. I clienti si sentono compresi e supportati, contribuendo così a una collaborazione armoniosa e al successo complessivo del progetto.
In definitiva, la pacatezza e la gentilezza non sono solo tratti personali, ma diventano strumenti strategici per un Project Manager che mira a guidare il team con efficacia, a instaurare relazioni positive e a ottenere risultati di successo.
2. Saper organizzare i colleghi
Essere organizzati è una sfida, ma per un Project Manager eccellente, è fondamentale. L’abilità nell’organizzare i colleghi non si limita a gestire le attività quotidiane, ma richiede una profonda consapevolezza delle diverse fasi di lavoro presenti in azienda.
Questo significa comprendere in modo dettagliato ogni passaggio dei processi produttivi, dai primi stadi di pianificazione fino alla conclusione del progetto. Un Project Manager consapevole delle fasi di lavoro è in grado di distribuire le risorse in modo ottimale, prevenendo ritardi e garantendo una progressione fluida del progetto.
Ad esempio, all’interno della nostra agenzia di comunicazione, il Project Manager assume un ruolo cruciale fin dalle fasi iniziali di un progetto. Inizia conducendo il brief con il cliente, durante il quale raccoglie i primi materiali essenziali. Questi documenti non sono solo una raccolta di informazioni; sono il fondamento su cui si baseranno le attività dei vari reparti. Per il reparto SEO, i documenti costituiscono la base per studiare una strategia di contenuti, mentre per le copywriter diventano la fonte d’ispirazione per stendere un testo che non solo rispecchi i valori e la vision aziendale, ma che rappresenti autenticamente il cliente in ogni parola.
Comprendere le diverse fasi di lavoro significa anche anticipare le esigenze specifiche di ciascun reparto, garantendo che siano dotati di tutte le risorse e i materiali necessari per svolgere i propri compiti al meglio.
Il coinvolgimento del Project Manager non si limita a questo. Egli si occupa anche dell’organizzazione degli spazi e dei tempi. Mentre crea le cartelle e organizza i documenti in modo ordinato, contemporaneamente elabora il GANTT, un potente strumento che definisce le tappe del progetto nel tempo. Questo approccio consapevole contribuisce a evitare interruzioni del progetto, mantenendo una chiara visione temporale e assicurando una gestione efficiente di tempo e risorse aziendali.
La mente di un PM è sempre orientata a un piano B e, se possibile, C. La pianificazione e l’organizzazione sono al centro del suo lavoro quotidiano. Mantenere il flusso di lavoro in modo efficiente, prevenire ritardi e risolvere eventuali problemi è ciò che rende un Project Manager veramente efficace. In questo modo, il successo del progetto diventa il risultato di una gestione oculata e di una collaborazione sinergica orchestrata dal Project Manager.
3. Curiosità
Il terzo elemento distintivo di un Project Manager di spicco è la sua innata curiosità, un tratto che va ben oltre la semplice voglia di sapere, diventando il motore dell’innovazione e ottimizzazione nei processi aziendali.
Bisogna avere una curiosità senza fine, perché il tuo flusso di processo deve essere più chiaro della persona che c’è immersa. Per questo motivo la curiosità si manifesta nella sua incessante ricerca di conoscenza e comprensione approfondita dei processi aziendali, Non si accontenta delle informazioni superficiali; al contrario, scava in profondità per ottenere una visione completa e dettagliata di ogni aspetto del progetto.
La curiosità diventa uno strumento strategico per anticipare le esigenze di ogni reparto. Il Project Manager, attraverso domande ponderate e analisi approfondite, riesce a prevedere le necessità future del team e a fornire anticipatamente i materiali e le risorse necessarie. Questo approccio proattivo non solo evita ritardi, ma crea anche un ambiente di lavoro in cui ogni membro del team può concentrarsi sul proprio compito senza intoppi.
Inoltre, la curiosità si estende alla comprensione delle dinamiche finanziarie aziendali. Il Project Manager non si limita a gestire il progetto in termini di scadenze e attività, ma cerca anche di capire marginalità e profitti. Questa consapevolezza finanziaria gli consente di prendere decisioni informate, ottimizzando i processi produttivi per massimizzare i risultati aziendali.
Infine, la curiosità del Project Manager si rivela nel suo approccio verso il cliente. Questo non significa solo soddisfare le richieste, ma comprendere veramente le esigenze del cliente, andando oltre ciò che è esplicitamente richiesto. La capacità di fare domande approfondite e di cercare risposte non solo accelera il lavoro, ma contribuisce anche a costruire relazioni solide basate sulla fiducia reciproca.
In sintesi:
- se non si fanno domande non si è davvero un PM;
- se non si cercano risposte per rendere più veloce il lavoro non si è davvero un PM;
- se non si sa mettere al proprio posto il cliente non si è davvero un PM.
Le tre caratteristiche fondamentali di un Project Manager – pacatezza e gentilezza, abilità nell’organizzare i colleghi e una curiosità incessante – lo posizionano come una figura imprescindibile all’interno di qualsiasi azienda.
La sua capacità di garantire consegne puntuali, seguire i clienti con attenzione e costanza, e coordinare il processo produttivo in modo impeccabile è ciò che distingue un progetto di successo da uno mediocre. Senza dubbio, investire in un buon Project Manager è un passo cruciale per il successo a lungo termine di un’azienda.